Munkaidő-nyilvántartó alkalmazás

A kihívás: Összetett munkaidő-nyilvántartás kezelése több kórházban

Az orvosok gyakran több kórházban, rendelőben és egészségügyi intézményben dolgoznak, miközben általános ellátást, sürgősségi ellátást, ügyeleti szolgálatot és szakorvosi konzultációkat biztosítanak. Az egyes munkahelyek eltérő munkaidő-nyilvántartási folyamatokat, jelentési formátumokat vagy bérszámfejtési rendszereket használhatnak, ami megnehezíti az egyes orvosok munkaidejének egységes, pontos és megbízható nyilvántartását.

A szervezet korábban széttagolt jelentésekre, kézzel kitöltött űrlapokra és több intézménytől kapott információkra támaszkodott. Ez adminisztratív késedelmeket és következetlenségeket okozott a jelentésekben, továbbá korlátozta a túlórák, éjszakai műszakok, hétvégi munkavégzés, sürgősségi behívások és egyéb díjazási elemek átláthatóságát.

A fő kihívást egy olyan biztonságos és könnyen hozzáférhető platform fejlesztése jelentette, amely képes támogatni az összetett egészségügyi foglalkoztatási megállapodásokat, ugyanakkor elég egyszerű ahhoz, hogy az orvosok a megterhelő munkanapokon is használni tudják.

A megoldás: Intelligens munkaidő-nyilvántartó és műszakjelentő alkalmazás

Kifejezetten orvosok számára terveztünk és fejlesztettünk munkaidő-nyilvántartó platformot, amely web- és mobilalkalmazáson keresztül egyaránt elérhető. A rendszer lehetővé teszi az orvosok számára, hogy egyetlen központi felületről jelentsék munkaóráikat, rögzítsék a műszakok kezdetét és végét, dokumentálják ügyeleti tevékenységüket, valamint bejelentsék a szokásostól eltérő munkavégzési eseményeket.

A helyalapú ellenőrzés segít megerősíteni, hogy a munkaidő-jelentéseket jóváhagyott egészségügyi intézményekből küldték be. A platform emellett minden jelentést hozzá tud rendelni a megfelelő kórházhoz, osztályhoz, munkakörhöz, foglalkoztatási formához és műszakkategóriához, csökkentve a kézi adatbevitelből eredő hibákat és javítva az adatok megbízhatóságát.

Az alkalmazás számos munkavégzési helyzetet támogat, beleértve a normál műszakokat, az éjszakai, hétvégi és ünnepnapi munkavégzést, a készenléti órákat, a sürgősségi behívásokat, az osztott műszakokat, a túlórát, valamint az egy napon belül több intézményben végzett munkát.

Automatizált számítások a foglalkoztatási megállapodások alapján

A rendszer egyik alapvető funkciója a számítási motor, amely a jelentett munkaórákat a vonatkozó foglalkoztatási megállapodások és díjazási szabályok szerint dolgozza fel. A kézi táblázatos számítások helyett a platform automatikusan azonosítja a műszak típusát, az alkalmazandó díjtételt, a túlóra kategóriáját és a további járandóságokat.

A konfigurálható üzleti szabályok lehetővé teszik a jogosult adminisztrátorok számára, hogy a foglalkoztatási megállapodások változásával frissítsék a számítási képleteket, a jelentési követelményeket és a jóváhagyási folyamatokat. Ez hosszú távú rugalmasságot biztosít a szervezetnek anélkül, hogy minden jogszabályi vagy bérszámfejtési feltételt érintő változás jelentős rendszermódosítást igényelne.

Összekapcsolva a bérszámfejtési és szervezeti rendszerekkel

A platform integrálódik a bérszámfejtési, humánerőforrás- és kórházi információs rendszerekkel, biztosítva az ellenőrzött munkaidőadatok folyamatos áramlását. A jóváhagyott jelentések közvetlenül továbbíthatók bérszámfejtésre, csökkentve az ismételt adatbevitelt és lerövidítve a munkaidő jelentése és a bérszámfejtés jóváhagyása közötti időt.

Az integrációs ellenőrzések segítenek feltárni a hiányzó bejegyzéseket, a duplikált jelentéseket és az eltéréseket, mielőtt az információk eljutnának a bérszámfejtéshez. Az adminisztrátorok áttekinthetik a rendkívüli eseteket, javításokat kérhetnek, és minden változtatásról ellenőrizhető dokumentációt vezethetnek.

Egyszerű, orvosokra szabott mobilos felhasználói élmény

Mivel az orvosok gyakran műszakok között vagy az egészségügyi intézmények közötti utazás során jelentik munkaidejüket, a mobilos felhasználói élményt a gyorsaság és az egyszerűség köré terveztük. A gyakori műveletek néhány koppintással elérhetők, a felület pedig egyértelműen megjeleníti az aktuális műszakokat, a legutóbbi jelentéseket, a hiányzó bejegyzéseket és a jóváhagyásra váró tételeket.

Biztonságos hitelesítés, szerepköralapú jogosultságok és titkosított adatátvitel védi az érzékeny foglalkoztatási adatokat. A személyre szabott értesítések emlékeztetik a felhasználókat a hiányzó jelentések pótlására, a szokatlan munkaidőadatok megerősítésére vagy az adminisztrátori kérések megválaszolására.

Valós idejű irányítópultok a működés teljes átláthatóságáért

A vezetői irányítópultok naprakész képet nyújtanak a munkaidőadatokról kórházak, osztályok és foglalkoztatási csoportok szerint. A jogosult felhasználók nyomon követhetik a jelentett munkaórákat, azonosíthatják a szokatlan mintázatokat, áttekinthetik a jóváhagyási állapotokat, és összehasonlíthatják a tényleges munkavégzést a tervezett beosztásokkal.

A fejlett szűrők lehetővé teszik az információk elemzését orvos, kórház, osztály, dátumtartomány, műszaktípus, jóváhagyási állapot vagy bérszámfejtési időszak szerint. A jelentések exportálhatók bérszámfejtéshez, pénzügyi ellenőrzéshez, munkaerő-tervezéshez és szervezeti döntéshozatalhoz.

Átláthatóság az orvosok, az adminisztrátorok és a munkáltatók számára

Minden orvos áttekintheti teljes személyes munkaidő-nyilvántartását, beleértve a beküldött jelentéseket, a jóváhagyott munkaórákat, az elutasított bejegyzéseket, a javításokat és a kiszámított díjazási elemeket. Ez az átláthatóság segít csökkenteni a vitákat, és lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy még a bérszámfejtés véglegesítése előtt felismerjék a hiányzó vagy hibás információkat.

Az adminisztrátorok munkáját strukturált munkafolyamatok segítik a jelentések felülvizsgálatában, a kivételek jóváhagyásában és a felhasználókkal való közvetlen kommunikációban. A munkáltatók egységesített és ellenőrzött adatokat kapnak, miközben a szervezet központi felügyeletet gyakorol a teljes folyamat felett.

Az eredmény: Gyorsabb, pontosabb és átláthatóbb folyamat

Az új platform a széttagolt és időigényes adminisztratív folyamatot központosított digitális munkafolyamattá alakította. A munkaidő-jelentéseket immár egységes formátumban gyűjtik, automatikusan ellenőrzik, és valós időben elérhetővé teszik a jogosult érintettek számára.

A rendszer jelentősen csökkenti a kézi munkát, javítja a bérszámítások pontosságát, és nagyobb biztonságot ad az orvosoknak abban, hogy minden munkaórát, műszakot és járandóságot megfelelően dokumentálnak. A szervezet ugyanakkor megbízható adatokhoz jut a működés tervezéséhez, a pénzügyi ellenőrzéshez és az állami munkáltatókkal folytatott tárgyalásokhoz.

Az intuitív felhasználói élményt fejlett számításokkal, biztonságos integrációkkal és átfogó jelentéskészítéssel ötvöző alkalmazás skálázható alapot biztosít a több intézményre kiterjedő, összetett egészségügyi munkaidő-nyilvántartás kezeléséhez.